1. Registro PROSOC vencido, inexistente o que no corresponde al nombramiento
El artículo 38 exige presentar el nombramiento para su registro ante la Procuraduría Social dentro de los quince días hábiles siguientes a la designación. También condiciona la plena validez del nombramiento frente a terceros y autoridades a que la personalidad del administrador se acredite con un registro vigente.
Qué debe encender la alerta: Que solo se muestre un diploma de capacitación, una constancia antigua o un folio que no permite comprobar el nombramiento vigente para ese condominio. Tampoco basta una tarjeta de presentación con la palabra "certificado".
Qué pedir y qué significa: Soliciten el acta de designación y la constancia de registro vigente; cotejen nombre, inmueble y periodo. Si la administración es profesional, revisen también certificación, contrato y fianza.
2. Cuotas mezcladas con dinero personal
El artículo 43 obliga a recaudar y aplicar las cuotas conforme a los acuerdos de la asamblea y al Reglamento Interno, entregar recibo por cada pago y rendir cuentas mensuales. Los artículos 55 y 56 regulan el destino de los fondos y los recursos que los integran.
Qué debe encender la alerta: Que el dinero del edificio se mezcle con ingresos o gastos particulares; que cambien las cuentas receptoras sin explicación; o que solo se presenten capturas parciales sin conciliación bancaria.
Qué pedir y qué significa: Soliciten la identificación del titular y autorizados, los acuerdos de asamblea para el manejo de la cuenta y la conciliación detallada entre depósitos, recibos y egresos.
3. Un RFC que nadie puede explicar o que pertenece a un tercero
La ley condominal permite que el administrador sea una persona física o moral. Que aparezca un RFC de persona física en un documento no demuestra, por sí solo, una operación irregular, pero debe tener sustento claro.
Qué debe encender la alerta: Que nadie identifique quién contrata, quién factura, quién recibe los recursos y por cuenta de quién actúa; o que el RFC no coincida con el proveedor real.
Qué pedir y qué significa: Soliciten una explicación documental del esquema fiscal, los datos del contratante y los comprobantes fiscales digitales correspondientes.
4. Una identidad comercial que no coincide con los documentos
El nombre comercial con el que se presenta una empresa de administración debe coincidir con la persona jurídica registrada ante PROSOC y contratada por el condominio.
Qué debe encender la alerta: Contratos celebrados con una razón social distinta a la que emite facturas, o administradores que operan bajo una marca comercial sin acreditar su personalidad legal.
Qué pedir y qué significa: Revisen el acta constitutiva de la empresa administradora, el poder notarial de su representante y el registro oficial de la persona moral ante PROSOC.
5. Reportes que no cuadran, gastos sin respaldo y falta de estados de cuenta
El artículo 43, fracción XII, impone la obligación ineludible de poner a disposición de los condóminos un estado de cuenta mensual detallado con ingresos y egresos, con el visto bueno del Comité de Vigilancia.
Qué debe encender la alerta: Estados de cuenta que solo muestran totales sin desglose de facturas ni comprobantes, meses enteros sin reportes, o negativa a exhibir cotizaciones de obras.
Qué pedir y qué significa: Exijan el libro contable, estados de cuenta bancarios oficiales y facturas CFDI de cada proveedor contratado.
Cómo actuar: de la sospecha a una revisión documentada
La sospecha debe transformarse en una solicitud formal y documentada. El Comité de Vigilancia o un grupo de condóminos puede solicitar formalmente por escrito la exhibición de documentos.
Si la administración omite responder o persisten irregularidades graves, los artículos 63 y 64 de la Ley de Propiedad en Condominio permiten a los condóminos presentar una reclamación ante la Procuraduría Social para iniciar la conciliación, una vez agotada la mediación interna.
La transparencia se demuestra con documentos
Una administración ética y profesional no teme a la revisión de cuentas. La claridad en las cuentas y el cumplimiento de las formalidades de ley protegen tanto el patrimonio de los condóminos como la integridad del administrador en funciones.